Карточки СИЗ — это и учет материальных ценностей, и персональные данные сотрудников в одном файле. Утечка = штрафы + гнев команды.
Ловите пяток годных лайфхаков для упрощения процесса заполнения карточек:
1️⃣ Шифруйте доступы электронных систем, даже если кажется паранойей
Если карточки в электронной базе данных, то пароль «СиЗ123» взломают за секунду. Используйте VPN и программы вроде двойного аутентификатора Гугл. Файл с данными — не праздничная открытка.
2️⃣ Удаляйте лишнее
Номер паспорта в карточке СИЗ? Зачем? Пишите только то, что требует закон: размеры, даты выдачи.
3️⃣ Бумажный документооборот — не панацея
Решили не заморачиваться с электронным документооборотом карточек СИЗ?
Это не отменяет режима безопасности персональных данных. Не оставляйте распечатки на столе. Фотография — дело секунд. Поэтому тогда вместо пароля нужен сейф → ключ у ответственного → аккуратное ведение журнала записей, кто брал и когда, с личными подписями.
4️⃣ Цифровой след под контролем
Все-таки выбрали современный способ ведения документооборота? Храните в облаке с двухфакторной авторизацией (не в общем гугл-доке!). Обновляйте доступы при увольнении сотрудников.
5️⃣ «Анонимизируй это»
Вместо ФИО — табельный номер. Проверяющие поймут, а хакеры, незваные гости и недобросовестные работники — нет.
Разбираться самостоятельно не обязательно:
👉 Настроим заполнение карточек СИЗ: info@safety.help
— Проверим, где «торчат» ваши данные;
— Научим сотрудников работать без рисков;
— Защитим от штрафов и сочных сливов.
P.S. Карточка СИЗ с данными в общем чате — как оставить кошелёк в такси. Найдёт кто угодно, кроме вас. 😉